Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserem Mitgliederportal https://swknet.de und Ihr Interesse an unserer Eigentümergemeinschaft. Für externe Links zu fremden Inhalten übernehmen wir trotz sorgfältiger inhaltlicher Kontrolle keine Haftung, da wir die Übermittlung dieser Information nicht veranlasst, den Adressaten der übermittelten Information und die übermittelten Informationen selbst nicht ausgewählt oder verändert haben.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung anlässlich Ihres Besuchs auf unseren Internetseiten ist uns ein wichtiges Anliegen und erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, über die Sie sich z.B. unter www.bfd.bund.de informieren können.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen, welche Informationen wir während Ihres Besuchs auf unseren Webseiten erfassen und wie diese genutzt werden:
1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung
a) Beim Besuch der Webseite
Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite werden durch den auf Ihrem Endgerät (Computer, Laptop, Tablet, Smartphone etc.) zum Einsatz kommenden Internet-Browser automatisch Informationen an den Server unserer Webseite gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile (Protokolldatei) gespeichert.
Folgende Daten werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
- IP-Adresse des anfragenden Rechners
- Name der abgerufenen Datei und übertragene Datenmenge sowie Datum und Uhrzeit des Abrufs
- Meldung über erfolgreichen Abruf
- anfragende Domain
- Beschreibung des Typs des verwendeten Internet-Browsers und ggf. des Betriebssystems Ihres Endgeräts
Unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Erhebung der Daten beruht auf den folgenden Zwecken: Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und einer komfortablen Nutzung der Webseite, Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken. Die Logfiles werden nach [Anzahl] Tagen automatisch gelöscht.
In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.
b) Bei Nutzung des Formulars „Zugang anfragen“
Bewohnerinnen und Bewohner unserer Wohnanlage können über ein auf der Webseite bereitgestelltes Formular einen Zugang zum Mitgliederportal anfragen. Dabei werden folgende Angaben erhoben: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Hausnummer, Status (Eigentümer/in, Mieter/in oder Haushaltsmitglied), weitere Personen im Haushalt (freiwillig) und Nachricht (freiwillig). Diese Angaben benötigen wir, um zu prüfen, ob Sie zur Wohnanlage gehören, und um Ihnen einen Zugang einzurichten.
Die Datenverarbeitung erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung. Die Anfrage wird per E-Mail an den Beirat der Eigentümergemeinschaft übermittelt. Die für die Anfrage erhobenen Daten werden nach Erledigung der Anfrage gelöscht; wird ein Zugang eingerichtet, gelten die Angaben unter c).
c) Bei Nutzung des Mitgliederbereichs (Benutzerkonto)
Der Mitgliederbereich steht ausschließlich Eigentümerinnen und Eigentümern sowie Bewohnerinnen und Bewohnern unserer Wohnanlage zur Verfügung. Benutzerkonten werden durch den Beirat bzw. die Verwaltung angelegt. Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
- Daten, die Sie persönlich identifizieren, wie Name und E-Mail-Adresse
- Kontaktdaten wie Telefonnummer
- Fotos (z. B. in den Bereichen Bilder und Schadensmeldungen)
- Hausnummer innerhalb der Wohnanlage, Status als Eigentümer/in, Mieter/in oder Haushaltsmitglied, Rolle im Portal (z. B. Beirat) sowie weitere Personen im Haushalt
- Inhalte von Schadensmeldungen, Teilnahme an Abstimmungen und Umfragen sowie die Einteilung für Winterdienst und Straßenreinigung
- Zugangsdaten (Benutzername und verschlüsseltes Passwort) sowie den Zeitpunkt der letzten Anmeldung
Die Daten werden verarbeitet, um Ihnen das Portal zur Verfügung zu stellen und die gemeinschaftlichen Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft zu organisieren (Information, Termine, Dokumente, Dienstpläne, Schadensmeldungen, Abstimmungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Durchführung des Gemeinschaftsverhältnisses dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation der Gemeinschaft gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Bestimmte Angaben sind für andere angemeldete Mitglieder sichtbar, insbesondere Name, Hausnummer und – soweit hinterlegt – Kontaktdaten im Eigentümerverzeichnis, die Einteilung in Dienstplänen sowie hochgeladene Fotos. Finanzinformationen sind ausschließlich für den Beirat einsehbar. Ihr Benutzerkonto und die zugehörigen Daten werden gelöscht, wenn Sie aus der Wohnanlage ausscheiden oder die Löschung verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
2. Hosting und E-Mail-Versand
Das Portal wird auf Servern der netcup GmbH in Deutschland betrieben. Betrieb und technische Betreuung erfolgen durch das.Richtige LLC als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. E-Mails des Portals (z. B. Zugangsdaten, Passwort-Links, Benachrichtigungen) werden über einen eigenen Mailserver auf derselben Infrastruktur versendet.
3. Weitergabe von personenbezogenen Daten
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn:
- Sie eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO),
- dies für die Durchführung des Gemeinschaftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
- eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
- die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
In diesen Fällen beschränkt sich der Umfang der übermittelten Daten auf das erforderliche Minimum.
Ihre Daten werden ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland / Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt und ist nicht beabsichtigt.
4. Betroffenenrechte
Auf Anfrage werden wir Sie gern informieren, ob und welche personenbezogenen Daten zu Ihrer Person gespeichert sind (Art. 15 DSGVO), insbesondere über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.
Ihnen steht zudem das Recht zu, etwaig unrichtig erhobene personenbezogene Daten berichtigen oder unvollständig erhobene Daten vervollständigen zu lassen (Art. 16 DSGVO).
Ferner haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen (Art. 18 DSGVO).
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO).
Darüber hinaus steht Ihnen das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“ zu, d.h. Sie können von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art. 17 DSGVO).
Unabhängig davon werden Ihre personenbezogenen Daten automatisch von uns gelöscht, wenn der Zweck der Datenerhebung weggefallen oder die Datenverarbeitung unrechtmäßig erfolgt ist.
Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
Sie haben zudem das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch zu erheben, sofern ein Widerspruchsrecht gesetzlich vorgesehen ist. Im Falle eines wirksamen Widerspruchs werden Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls automatisch durch uns gelöscht (Art. 21 DSGVO).
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: datenschutz@swknet.de.
Bei Verstößen gegen die datenschutzrechtlichen Vorschriften haben Sie gem. Art. 77 DSGVO die Möglichkeit, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu erheben.
5. Dauer der Datenspeicherung
Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Nutzung des Portals und die Organisation der Eigentümergemeinschaft erforderlich ist oder bis Sie Ihr Recht auf Löschung ausgeübt haben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. Cookies
Wir setzen auf unserer Webseite ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Text-Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Es handelt sich ausschließlich um sog. First-Party-Cookies („eigene Cookies“), die durch unsere Webseite gesetzt und von Browsern nicht domainübergreifend zugänglich gemacht werden. Drittanbieter-Cookies sowie Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken werden nicht eingesetzt.
Die technisch notwendigen Cookies sind für den Betrieb des Mitgliederbereichs zwingend erforderlich, insbesondere um Sie nach der Anmeldung wiederzuerkennen und Ihre Sitzung aufrechtzuerhalten. Sie werden nach Ende der Sitzung bzw. nach Abmeldung gelöscht; wählen Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben“, bleibt das Anmelde-Cookie für einen begrenzten Zeitraum gespeichert. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Bei der Bereitstellung unseres Internetangebots wird JavaScript verwendet. Falls Sie sich aus Sicherheitsgründen diese aktiven Inhalte nicht nutzbar machen wollen, sollten Sie die entsprechende Einstellung Ihres Browsers deaktivieren; einzelne Funktionen des Portals stehen dann gegebenenfalls nicht zur Verfügung.
7. Keine Analyse-, Marketing- oder Social-Media-Dienste
Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Tools, keine Online-Marketing-Dienste und keine Plugins sozialer Netzwerke ein. Schriftarten werden nicht von externen Servern (z. B. Google Fonts) geladen.
Datensicherheit
Wir sind um alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen bemüht, um Ihre personenbezogenen Daten so zu speichern, dass sie weder Dritten noch der Öffentlichkeit zugänglich sind. Die Inhalte des Mitgliederbereichs sind nur nach Anmeldung abrufbar, und die Verbindung zur Webseite ist verschlüsselt (HTTPS). Sollten Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten wollen, weisen wir darauf hin, dass bei diesem Kommunikationsweg die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht vollständig gewährleistet werden kann. Wir empfehlen Ihnen daher, uns vertrauliche Informationen ausschließlich über den Postweg zukommen zu lassen.
Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand [Datum].
Durch die Weiterentwicklung unseres Portals oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit unter https://swknet.de/datenschutz/ abgerufen und ausgedruckt werden.
Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch:
[Name der Wohnungseigentümergemeinschaft]
vertreten durch [Name Verwalter / Beiratsvorsitz]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
E-Mail: datenschutz@swknet.de
Radio im Mitgliederportal (NDR)
Im Mitgliederportal kann auf Wunsch ein Radioprogramm des Norddeutschen Rundfunks (NDR, Rothenbaumchaussee 132, 20149 Hamburg) gehört werden. Die Wiedergabe startet ausschließlich, wenn Sie selbst auf „Abspielen“ klicken. Erst dann stellt Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern des NDR her; dabei wird Ihre IP-Adresse an den NDR übermittelt. Über swknet.de wird das Programm nicht weitergesendet. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können das Radio jederzeit über „Ansicht anpassen“ im Profilmenü ausblenden. Informationen zum Datenschutz beim NDR finden Sie unter ndr.de/service/datenschutz.